Le rôle du gestionnaire

Félicitations, vous êtes promu au rang de gestionnaire! Vous êtes maintenant responsable d’une équipe de 2, 6, 12 personnes. Comme vous avez prouvé que vous maîtrisiez les tâches techniques de votre ancien poste et que vous exerciez du leadership, sans aucune hésitation vous acceptez de relever le défi. Est-ce que votre supérieur aurait oublié de vous demander si vous aviez besoin de formation afin de vous outiller dans votre nouveau rôle…?

Rapidement, vous vous apercevez que vous ne pouvez plus  « faire » les choses comme avant et que vous devez désormais vous occuper de les « faire faire ».

Je vous pose donc la question : connaissez-vous bien votre rôle comme gestionnaire ? Je vous conseille d’y penser très sérieusement car bien connaître son rôle est votre plus grand levier en termes de crédibilité.

En entrant dans vos nouvelles fonctions, comment vous sentez-vous?

·Vous êtes une personne prise entre l’arbre et l’écorce : Un gestionnaire pris entre ses collaborateurs et ses nouveaux collègues.

·Vous êtes un marginal : Un gestionnaire nouvellement promu qui ne sent pas qu’il fait partie de son ancienne équipe ni de sa nouvelle équipe de direction.

·Vous êtes un travailleur parmi tant d’autres : Mise à part quelques tâches de gestion, vous êtes effacé comme gestionnaire.

·Vous êtes un distributeur de tâches : Un répartiteur de travail

·Vous êtes une personne clé de l’organisation : En tant que gestionnaire vous êtes une personne charnière sur laquelle on peut compter.

Pour être une personne clé de votre organisation vous serez surtout mis au défi sur vous habiletés à mobiliser votre personnel afin d’atteindre les résultats escomptés, à prendre des décisions ainsi qu’à répartir et bien utiliser les ressources. Ce rôle complexe peut être divisé en trois volets complémentaires, soit :

1.Contribuer à l’équipe de gestion.

2.Représenter les intérêts de l’organisation.

3.Garantir les résultats.

Le premier volet met en relief l’interaction de tous les gestionnaires les uns par rapport aux autres : L’application uniforme des règles et processus dans toute la structure, développement des objectifs et participation au budget, etc.

Le second volet concerne plutôt son interaction avec le personnel dont il est responsable. La responsabilité de gestion vous confère un rôle stratégique en matière d’organisation et de soutien aux individus. Dans ce rôle, vous aidez les personnes à faire les choses différemment, à découvrir d’autres possibilités et à imaginer des solutions pour obtenir les résultats attendus. C’est là que votre travail de gestionnaire prend toute son importance et trouve sa valeur ajoutée : Évaluation de rendement, coaching, formation, etc.

Le troisième volet est relié à la contribution au résultat. J’ajoute qu’en tant que gestionnaire vous devez gagner le respect de vos employés par votre leadership et votre compétence, tout en réussissant à les rassembler au sein d’une équipe qui évolue au rythme de ses membres et demeure unie par un seul but : Atteindre les objectifs opérationnels et organisationnels, résolution de problème avec ses employés, répartition des ressources, etc.

Je dirai sans me tromper que la force d’une organisation repose en grande partie sur la qualité de ses gestionnaires. Heureusement, nous voyons de plus en plus que les organisations ont la volonté de mettre les bonnes personnes aux bonnes places pour assurer la pérennité de l’entreprise. Pour conclure, je vous rappelle que pour une organisation responsable, ce n’est pas un caprice que de se doter de gestionnaires compétents en gestion.

Ah les vacances!

Les vacances reviennent à chaque année et c’est toujours avec une même fébrilité que nous embarquons tous dans cette période tant attendue. Six, sept ou huit mois à l’avance, nous les planifions et nous les organisons de manière à ce qu’elles soit des plus réussies : choix de l’activité principale, itinéraire, réservations d’avion et d’hôtel, excursions, etc. Il ne faut rien oublier pour garantir le « plaisir total ». Et c’est très souvent un succès, car au retour au travail, chacun a tant à compter sur ce qu’il a vécu.

Il n’en est pas toujours de même avec les activités qui doivent se poursuivre pendant notre absence. D’ailleurs, ce qui est le plus difficile avec les vacances, ce sont les périodes pré-vacances et post-vacances. Les dernières semaines avant le fameux départ, que se passe-t-il? Nous essayons tous de terminer les commandes ou projets dont l’échéance est prévue à court terme de manière à ce qu’elles ne se prolongent pas durant notre absence, afin de nous assurer que les choses se passent rondement. Nous devons travailler 50 heures semaine afin d’y arriver. Nous sommes concentrés sur l’atteinte des résultats attendus et nous y passons tellement de temps que nous oublions le principal, soit d’organiser les choses correctement pour  que tout se passe bien dans notre service pendant notre absence. Il faut donc penser à la planification et l’organisation du travail pendant que nous serons partis : qui nous remplacera, comment seront distribuées nos tâches normales, qui les gens devront-ils contacter s’il y a des problèmes, etc ??? Il s’agit donc de prévoir les choses et non de les faire à l’avance.

Les règles de base pour assurer la continuité sont les suivantes :

  1. D’abord, planifier les vacances  avec les confrères ou les employés clés pour prévoir  les remplacements durant la période de vacances de chacun. Il s’agit d’assurer la relève durant nos absences respectives.
  2. Bien organiser le travail en le répartissant entre les personnes qui assumeront une partie de notre charge. Cette répartition est faite selon les compétences et les disponibilités de chacun de mes remplaçants. Identifier la personne clé qui me remplace officiellement et assure la relève.
  3. Modifier les messages automatiques d’absence sur le téléphone et sur le logiciel de courriel en indiquant quelle personne clé rejoindre selon les situations.
  4. Communiquer clairement cette répartition des tâches entre les intervenants, d’abord à ces derniers et aussi à travers l’organisation pour guider les clients internes lors de l’obtention des services que je fournis normalement et ce en identifiant clairement les tâches qui sont accomplies par chacun.
  5. Former, coacher et/ou laisser des consignes claires sur les priorités, les décisions à prendre et les tâches à accomplir : trop souvent les remplaçant ne savent pas trop quoi faire dans certaines situations, ce qui nuit à leur efficacité et leur efficience. On ne prépare jamais assez ceux qui nous remplacent. C’est pourquoi il est bon en cours d’année de déléguer certaines de nos tâches pour former et coacher ceux qui prendront notre place au moment opportun.

Ainsi, si notre relève est assurée lors de nos absences, le travail aura moins tendance à s’accumuler et à devenir une montagne à notre retour.

Bonnes vacances !