Archives pour l'étiquette contrôle

Productivité

L’ABC des vacances? Non! Le P.O.D.C

Moins de deux semaines et le mois de mai sera déjà terminé. J’avais beaucoup d’attentes envers ce mois de mai : l’arrivée des belles journées chaudes (mais pas trop quand même !) et ensoleillées, l’odeur de la viande grillée sur les barbecues, les promenades d’après souper à la clarté et surtout, le changement de garde-robe : troquer les pantalons et les manteaux contre les sandales et les jupes sans collants. Mais Dame Nature en a décidé autrement : les beaux jours se font attendre et notre patience est mise à rude épreuve.

Cet hiver, n’ayant pas eu l’opportunité de faire comme des milliers de Québécois et de déserter la province vers des contrées plus au sud, j’ai l’intention ferme de me reprendre pendant la saison estivale. Deux semaines de repos, de lecture, de chaleur où les seules décisions que j’aurai à prendre seront : «Plage ou piscine aujourd’hui ?»

À première vue, l’organisation de vacances tout inclus peut sembler simple : quelques «clicks» sur des sites de voyages à bon prix, entrées de données, numéro de carte de crédit et hop ! le tour est joué. Compte tenu de mes attentes élevées par rapport à ce voyage, ne vaudrait-il pas la peine de prendre un peu de son temps pour analyser plus en profondeur le processus avant de prendre une décision finale !?

Ceci étant dit, pourquoi ne pas utiliser une méthode de gestion plus proactive ? Je me plais donc à comparer les étapes de ma préparation aux quatre grandes fonctions de gestion dont les gestionnaires doivent s’acquitter au quotidien pour garantir les résultats.

ÉTAPE 1 : LA PLANIFICATION

La première étape consiste à analyser une situation pour en extraire les données significatives et décider de la route à suivre. Quelles sont les alternatives ? Cuba ? Mexique ? République Dominicaine ? Agence de voyages ou non ? Quel est le budget alloué ? Date de départ ? Une semaine ou deux ? Après consultation de mon agenda, de mon compte de banque et de nombreuses heures passées sur TripAdvisor, mon choix s’arrête sur la Jamaïque !

Comme gestionnaire, cette étape doit permettre de répondre aux mêmes questions soit : quel est le projet ou la tâche à réaliser, quelles sont les alternatives possibles, de quelles données a-t-on besoin pour la réalisation de l’objectif, quel est l’échéancier et le budget alloué,etc.

ÉTAPE 2 : L’ORGANISATION

L’étape de l’organisation permet de choisir les différents moyens et ressources appropriés et de les répartir pour atteindre les résultats prévus lors de l’étape de la planification. C’est à ce moment où je mets en place une liste (assez longue d’ailleurs !) pour être certaine de ne rien oublier dans ma valise et où je me questionne à savoir qui va s’occuper de mon chat, de mes plantes et de mon courrier.

L’étape de l’organisation permettra au gestionnaire de déterminer qui fera quoi, comment, où et surtout avec quelles ressources. C’est en fait comment on atteint notre objectif.

ÉTAPE 3 : LA DIRECTION

C’est à ce moment qu’il faut rendre clair les objectifs et les résultats attendus de nos collaborateurs et stimuler l’activité pour atteindre les résultats. J’appelle mon agente de voyage pour la réservation, ma mère (pour s’occuper de mon chat, de mon courrier et de mes plantes), mon pharmacien (on ne sait jamais) et mes collègues de travail (pour mes suivis clients).

Communication, leadership et motivation sont des éléments clés de cette étape pour permettre au gestionnaire de faire faire ce qui a été planifié et organisé préalablement.

ÉTAPE 4 : LE CONTRÔLE

Finalement, la fonction contrôle vise à mesurer les progrès accomplis selon l’objectif choisi et, s’il y a des écarts, identifier les correctifs nécessaires. Ayant fait quelques activités de contrôle tout au long du processus (j’ai assez de maillots de bain et de crème solaire pour 14 jours, j’ai bel et bien reçu mes billets d’avion et ma confirmation d’hôtel, ma valise respecte le poids autorisé dans l’avion), mon vrai contrôle sera rendu une fois là-bas. Avais-je tout le nécessaire dans mes bagages ? L’hôtel correspondait-il aux critères prévus lors de ma planification ? La chambre avait-elle une vue sur la mer ? Ai-je fait bien planifier, organiser et diriger tous les aspects de mon voyage ? Toutes ces questions ne pourront être répondues que dans quelques mois.

Maintenant, je croise les doigts pour que Dame Nature ne poursuive pas ses ravages jusqu’aux frontières de la Jamaïque et je vous donne des nouvelles lors de mon prochain blogue en août.

Bon été !

Divers

Le contrôle… ce mal aimé…

2 commentaires

Pour les athlètes de sports olympiques, la quête de la plus haute marche du podium fait partie des plus grands rêves, des plus grandes aspirations. Et en même temps, ces derniers sont conscients que seulement trois compétiteurs pourront revenir dans leur pays d’origine avec une médaille autour du cou.

Pourtant, durant les années, les mois, les jours qui précèdent l’événement tant attendu, tous ces athlètes se fixent des buts à atteindre, établissent leurs plans de match, s’exécutent, constatent leurs résultats, identifient leurs lacunes et recommencent leur processus. En fait, au quotidien, ils pratiquent et travaillent sur les détails qui leur permettront un jour d’atteindre LEUR résultat recherché, qui devra toujours être meilleur que celui atteint la veille.

Dans notre jargon de gestion, nous parlerons d’amélioration continue. Comment faire mieux jour après jour ? Comment parvenir à «battre» les résultats du dernier trimestre. Comment nous assurer d’offrir une qualité de service supérieure à celle de la compétition ? Comment améliorer notre leadership ?

La formulation d’attentes, l’élaboration d’objectifs, l’identification de comportements attendus sont des activités qui font partie de l’une des étapes premières visant une performance accrue. C’est ce que l’on appelle l’étape de la PLANIFICATION. Pour l’athlète, quel sera le chrono à atteindre, qui tient compte de ses capacités et de ses habiletés? Quel sera le résultat visé qui, lorsqu’atteint, lui permettra de passer au niveau suivant? Quel sera le chiffre qui amènera son lot de satisfaction?

Or, c’est bien beau la planification, mais à quoi servirait-elle si on ne connaissait pas le résultat des plans élaborés et cibles visées? Avez-vous déjà pratiqué un sport sans calculer le pointage, sans relever aucune statistique, sans mesurer quoi que ce soit? Avez-vous déjà tenté de perdre du poids sans vous peser? Difficile de mesurer un degré de satisfaction sans ces suivis. Souvent considéré par plusieurs comme une étape «casseuse de party», mais tout aussi importante que la planification, le CONTRÔLE a comme principal avantage de nous assurer de l’atteinte de l’objectif et de l’application du plan de match établi en nous permettant, avant qu’il ne soit trop tard, de prendre les moyens nécessaires pour corriger les situations défavorables en cas d’écart.

Le contrôle est donc cette fonction de gestion qui permet au gestionnaire de mesurer, d’évaluer le niveau de performance atteint (choix des ressources, des méthodes et résultats), de comparer celui-ci aux plans et objectifs visés (attentes) et de prendre les mesures appropriées pour corriger la situation.

Et pour exercer un contrôle efficace, certaines étapes doivent être prévues :

  • En fonction des objectifs établis lors de la planification, établissement des paramètres, des critères qui nous permettront d’évaluer l’atteinte ou non des objectifs;
  • Pour chacun des paramètres, identification des normes (quantitatifs, qualitatifs) qui serviront de référence et de comparable aux résultats obtenus;
  • En fonction des résultats obtenus, comparaison entre ceux-ci et les normes établies précédemment afin de confirmer une concordance ou un écart (favorable ou défavorable);
  • Évaluation des écarts et appréciation des causes entourant ces écarts en vue de ressortir des options de solutions et/ou des correctifs.
  • Mise en place de mesures correctives en vue d’éliminer définitivement, les situations défavorables.

C’est donc au travers la mesure du résultat obtenu en regard d’indicateurs mesurables que l’athlète pourra confirmer qu’il est sur la bonne voie ou qu’il doit apporter des ajustements à son plan d’entraînement.

Il ne faut toutefois pas oublier que sans le CONTRÔLE, la planification perd tout son sens et sans la planification, nul besoin de contrôle. Un lien très étroit unit ces deux fonctions de gestion.