19septembre
2017

Saviez-vous qu’un gestionnaire passe en moyenne 24 000 heures dans sa carrière en réunion et en rencontre ? C’est presque 3 ans sans manger ni dormir !

Vous est-il déjà arrivé d’assister à une réunion qui ne commence et/ou ne finit pas à l’heure prévue?

Vous est-il déjà arrivé d’assister à une réunion et de vous demander pourquoi vous y aviez été convoqué ?

Vous est-il déjà arrivé d’assister à une réunion et de ne pas savoir l’objectif de cette réunion ?

Des situations qui nous font peut-être sourire à la lecture de ces lignes mais quand nous sommes pris dans le tourbillon quotidien du travail, elles peuvent rapidement devenir des rongeurs de temps et alourdir nos semaines.

Bien que les moyens de communication se soient diversifiés et modernisés au courant de la dernière décennie, nous ne pouvons pas éliminer ou nous passer des réunions. Ce mode de communication est essentiel voir vital à la productivité de nos organisations. À la lecture de ce blogue (partie 1), nous allons nous inspirer de la définition de la réunion pour découvrir l’une des clé de la réussite de celles-ci: les objectifs.

Notre définition de la réunion se lit comme suit : «  Un mécanisme de communication où un groupe de personnes se rassemble autour d’objectifs précis de manière à générer un résultat ».

Si nous décortiquons :

  • Mécanisme de communication : comme le courriel, le téléphone, les mémos, les textos, etc.
  • Groupe de personnes : plus de deux personnes (sinon, c’est une rencontre)
  • Objectifs précis : ce que nous allons voir aujourd’hui…
  • Générer un résultat : Cet aspect de la définition semble de prime à bord évident. Toutefois, il arrive que, dans certain cas, l’objectif soit précisé, mais qu’aucun résultat ne découle de la réunion. Exemple : Je convoque mes employés pour décider du choix des semaines de vacances pour l’année prochaine. L’objectif est clair. Toutefois, à la fin de la réunion, nous n’avons pas décidé qui prenait ses vacances quand… ? Alors on fait quoi… ? ON PLANIFIE UNE AUTRE RÉUNION ! Vive la réunionite !

L’un des premiers facteurs de réussite de nos réunions est la détermination du ou des objectifs.

Pour reprendre les mots de l’un un de mes collègues: « Quand on ne sais pas où l’on va, on arrive ailleurs…ou bien nulle part » !

Nous pouvons retrouver un ou plusieurs objectifs au cours d’une même réunion. Ces derniers peuvent être regroupés sous trois grande catégories soit :

  • Informer : J’annonce et/ou j’essaie de convaincre et/ou j’explique; la décision est prise avant la réunion et elle ne changera pas.
  • Consulter : J’obtiens des suggestions, des idées ou des alternatives de la part des participants, mais le groupe n’a qu’un pouvoir d’influence sur la décision finale. Le meneur ou une personne désignée a le pouvoir décisionnel.
  • Décider : Décision prise par le groupe (avec ou sans l’apport du leader) lors de la réunion par consensus.

Déterminer si nous devons atteindre un objectif d’information, de consultation ou de décision permet entre autres de :

  • Préciser le sens des communications entre le meneur et les participants
  • Préciser le rôle des participants
  • Préciser le rôle du meneur
  • Anticiper les réactions des participants

Une fois que nous savons où nous allons, il est par la suite beaucoup plus facile de développer notre stratégie. De l’ordre du jour à la conclusion, en passant par le rôle du meneur, tout se fait en fonction des objectifs prédéterminés.

Dans quelques mois, lors de mon prochain blogue, nous allons élaborer un ordre du jour STRATÉGIQUE en fonction de ces objectifs!!!

Bonne réunion !

28août
2015

Depuis mes débuts chez COSE, j’ai la chance de devoir remettre mon blogue dès mon retour de vacances . Je suis donc sur le bord de la piscine, dans un tout inclus au Mexique, un « mojito » à la main et je me creuse les méninges à savoir quel thème pourrais-je aborder ce mois-ci. Je regarde alors mon accompagnatrice, ma très chère maman, qui lève les yeux de son livre et me lance : « Et puis ma fille, est-ce que tu es …

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6mai
2015

Le travail est souvent perçu comme quelque chose de sérieux où il faut absolument performer. S’il est vrai qu’il est important de fournir un service ou un produit de qualité au client, il est aussi essentiel que les moyens mis en œuvre pour atteindre ces résultats soient efficients. Ces moyens tiennent compte bien entendu des ressources (humaines, financières, matérielles, etc.). Les entreprises qui sont en mesure de mobiliser et susciter l’engagement des employés font partie de celles qui innovent le …

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18novembre
2014

Plusieurs situations délicates impliquant des ressources humaines inquiètent, insécurisent, voire font peur à plusieurs gestionnaires. On n'a qu’à penser à la gestion d’un employé difficile qui, après avoir été rencontré à plus d’une reprise, récidive dans l’adoption de comportements déviants. Que dire de la gestion d’une situation impliquant deux employés vivant un conflit interpersonnel et qui, par la rupture de leur communication, empestent le climat de travail et nuisent à l’efficacité de leur service. Sans compter sur la simple intervention …

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28octobre
2014

Selon Salovey et Mayer, l’intelligence émotionnelle est une forme d’intelligence qui suppose la capacité à contrôler ses sentiments et émotions et ceux des autres, à faire la distinction entre eux et à utiliser cette information pour orienter ses pensées et ses gestes.Qu’il s’agisse de transactions avec des clients internes ou externes, de communications interpersonnelles avec des collègues ou de la relation entre un gestionnaire et un employé, les émotions font partie intégrante du paysage quotidien en milieu de travail. La …

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3juin
2014

Utilisée dans notre atelier « Gestion de situations délicates avec les clients » pour décrire l’art de traiter une situation à l’intérieur de laquelle un client ressortira de celle-ci insatisfait, peu importe l’action ou la décision prise du fournisseur de service/produit à son égard, mon concessionnaire automobile a dû comprendre tout le sens de cette expression jeudi soir dernier. Et avec moi comme client par surcroît!En effet, aucun appel téléphonique durant la journée n’a été effectué pour m’informer que les travaux sur …

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