Ce logiciel de la suite Microsoft Office est devenu omniprésent. Il est exceptionnel d’assister à une réunion, une présentation ou une activité de formation qui ne soit appuyée par ce logiciel.

Pratiquement tous les formateurs, représentants, gestionnaires et conférenciers utilisent un logiciel de présentation tel que PowerPoint comme support dans leurs exposés. Cet excellent outil permet de créer facilement des diapositives qui viennent appuyer le travail du présentateur. Cependant, la grande convivialité du logiciel et la facilité d’utilisation de la dernière version font que beaucoup d’utilisateurs en abusent.

Dans nos activités de coaching et de formation de formateurs, nous rencontrons souvent des experts de contenu ( technologie, procédé, procédure, réglementation, etc.) qui ont préparé leur session de formation uniquement en utilisant PowerPoint. De très (trop) nombreuses diapositives où défile près de 100% de l’exposé du formateur et ce, pratiquement mot à mot. Ce dernier n’a qu’à réciter ce qui apparaît à l’ordinateur. Plusieurs le font même en regardant l’écran et en tournant le dos aux participants (ce qu’il ne faut jamais faire). Il y en a même qui vont jusqu’à tamiser l’éclairage ou tout bonnement éteindre les lumières. Pour dynamiser le tout, certains utilisent les animations et les sons pour bombarder l’auditoire de lettres qui virevoltent et dansent sur l’écran. Le tout constitue une suite lourde, souffrante et endormante pour le participant qui en vient vite à penser à autre chose ou à surfer sur son téléphone intelligent. Il ne peut même pas s’évader en lisant son texte de référence, puisqu’on a pris soin de faire imprimer les diapositives comme texte de support.

À cause de telles façons de faire, de plus en plus de critiques s’élèvent; parfois sur la qualité des présentations assistées par PowerPoint, souvent sur la fréquence de ces présentations. Dans cette vidéo (PowerPoint nous abrutit?) , un général américain l’a même qualifié de véritable ennemi des États-Unis. Il semble que ce logiciel soit devenu la norme et l’unique alternative. En 2012, plus personne n’oserait se présenter devant un groupe pour faire un exposé sans sa présentation PowerPoint. Inimaginable!

Vous trouverez une quantité phénoménale de formations, de livres ou de tutoriels sur ce logiciel qui pourront vous aider. Mais, en attendant, je vous résume toutes les règles en deux principes importants. D’abord, chaque diapositive doit avoir une « valeur ajoutée » à l’exposé que fait le présentateur. Elle ne doit pas dire la même chose, elle doit ajouter quelque chose sinon elle est inutile. Par exemple, le formateur qui présente une procédure sécuritaire de travail sera supporté par une diapositive illustrant les gestes à faire ou à ne pas faire. Le gestionnaire qui présente le projet de construction d’une nouvelle usine gagnera en clarté avec une diapositive illustrant la maquette de l’édifice ou un graphique de répartition des coûts dans le temps. Si une diapositive n’ajoute rien à l’exposé, elle est inutile et doit être éliminée.

Deuxièmement, chaque diapositive doit capter l’attention sur l’objectif visé et jamais elle ne doit être une source de distraction pour l’auditoire. Avant d’ajouter des images, des animations, des sons, des hyperliens, des vidéos, assurez-vous que chacun d’entre eux supporte le contenu de votre exposé et concentre l’attention de l’auditoire au bon endroit.

Bref, ce logiciel est un outil formidable pour autant qu’on l’utilise adéquatement. Rappelez-vous que vous êtes l’acteur principal et que PowerPoint est l’acteur de soutien.