19septembre
2017

Saviez-vous qu’un gestionnaire passe en moyenne 24 000 heures dans sa carrière en réunion et en rencontre ? C’est presque 3 ans sans manger ni dormir !

Vous est-il déjà arrivé d’assister à une réunion qui ne commence et/ou ne finit pas à l’heure prévue?

Vous est-il déjà arrivé d’assister à une réunion et de vous demander pourquoi vous y aviez été convoqué ?

Vous est-il déjà arrivé d’assister à une réunion et de ne pas savoir l’objectif de cette réunion ?

Des situations qui nous font peut-être sourire à la lecture de ces lignes mais quand nous sommes pris dans le tourbillon quotidien du travail, elles peuvent rapidement devenir des rongeurs de temps et alourdir nos semaines.

Bien que les moyens de communication se soient diversifiés et modernisés au courant de la dernière décennie, nous ne pouvons pas éliminer ou nous passer des réunions. Ce mode de communication est essentiel voir vital à la productivité de nos organisations. À la lecture de ce blogue (partie 1), nous allons nous inspirer de la définition de la réunion pour découvrir l’une des clé de la réussite de celles-ci: les objectifs.

Notre définition de la réunion se lit comme suit : «  Un mécanisme de communication où un groupe de personnes se rassemble autour d’objectifs précis de manière à générer un résultat ».

Si nous décortiquons :

  • Mécanisme de communication : comme le courriel, le téléphone, les mémos, les textos, etc.
  • Groupe de personnes : plus de deux personnes (sinon, c’est une rencontre)
  • Objectifs précis : ce que nous allons voir aujourd’hui…
  • Générer un résultat : Cet aspect de la définition semble de prime à bord évident. Toutefois, il arrive que, dans certain cas, l’objectif soit précisé, mais qu’aucun résultat ne découle de la réunion. Exemple : Je convoque mes employés pour décider du choix des semaines de vacances pour l’année prochaine. L’objectif est clair. Toutefois, à la fin de la réunion, nous n’avons pas décidé qui prenait ses vacances quand… ? Alors on fait quoi… ? ON PLANIFIE UNE AUTRE RÉUNION ! Vive la réunionite !

L’un des premiers facteurs de réussite de nos réunions est la détermination du ou des objectifs.

Pour reprendre les mots de l’un un de mes collègues: « Quand on ne sais pas où l’on va, on arrive ailleurs…ou bien nulle part » !

Nous pouvons retrouver un ou plusieurs objectifs au cours d’une même réunion. Ces derniers peuvent être regroupés sous trois grande catégories soit :

  • Informer : J’annonce et/ou j’essaie de convaincre et/ou j’explique; la décision est prise avant la réunion et elle ne changera pas.
  • Consulter : J’obtiens des suggestions, des idées ou des alternatives de la part des participants, mais le groupe n’a qu’un pouvoir d’influence sur la décision finale. Le meneur ou une personne désignée a le pouvoir décisionnel.
  • Décider : Décision prise par le groupe (avec ou sans l’apport du leader) lors de la réunion par consensus.

Déterminer si nous devons atteindre un objectif d’information, de consultation ou de décision permet entre autres de :

  • Préciser le sens des communications entre le meneur et les participants
  • Préciser le rôle des participants
  • Préciser le rôle du meneur
  • Anticiper les réactions des participants

Une fois que nous savons où nous allons, il est par la suite beaucoup plus facile de développer notre stratégie. De l’ordre du jour à la conclusion, en passant par le rôle du meneur, tout se fait en fonction des objectifs prédéterminés.

Dans quelques mois, lors de mon prochain blogue, nous allons élaborer un ordre du jour STRATÉGIQUE en fonction de ces objectifs!!!

Bonne réunion !

7septembre
2017

Imaginez maintenant que vous devez envoyer des humains dans un endroit confiné, dans l’espace dans une machine qui vaut des millions de dollars.  Vous voudriez être certain que lorsque le stress embarque les gens ne s’entretuent pas et que l’équipement revienne. C’est ce que visait la NASA quand ils ont fait appel à Taibi Kahler.   La Process Com® fut développée par Taibi Kahler, un psychologue américain, dans les années 70. Il s’est inspiré des travaux d’Eric Berne en Analyse Transactionnelle, de Paul Ware sur …

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5juin
2015

Voici la petite histoire d'une consolidation d'équipe qui pourrait vous fournir des pistes d'actions à entreprendre si vous poursuivez cet objectif. Le directeur général d'un grand organisme de services communautaires constate que malgré la bonne volonté de ses gestionnaires, ceux-ci ont développé des mécanismes de fonctionnement individualistes qui entravent l'exercice des rôles de gestion et affectent la motivation de tous. Il me confie le mandat d'aider l'équipe à retrouver sa cohésion des débuts de l'organisation afin d'assainir le climat, mais surtout de …

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24octobre
2012

La nouvelle génération d’employés qui arrive sur le marché du travail aujourd’hui recherche non seulement un emploi, mais aussi une place pour se réaliser et où sa contribution personnelle sera remarquée et valorisée. Si une telle trouvaille n’est pas possible, on passe à la prochaine entreprise. La nouvelle génération d’employés veut réussir plus rapidement et plus efficacement que nous l’avons fait il y a vingt ans. Elle recherche donc des gestionnaires leader-coach pour progresser plus rapidement. Pour cette raison, une entreprise …

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27août
2012

Oui, c’est la rentrée! Chaque année, à la fin août, c’est  la même chose. Les vacances sont finies pour tous, les enfants retournent à l’école et la vie normale reprend dans chaque famille, mais aussi dans chaque environnement organisationnel. On retrouve lentement la vitesse de croisière. Tranquillement, les commandes recommencent à entrer, on met en action les projets déjà pensés au printemps dernier et à réfléchir aux projets à venir. Dans les grosses organisations dont les périodes financières commencent le …

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Retenir ses employés… de force?

Publié par : Robert Dolbec

8septembre
2011

Peut-on retenir ses employés «de force»? Tout le monde nous dira que non, et plus particulièrement le personnel de la Commission des normes du travail du Québec. Bien entendu, du point de vue moral, c'est inacceptable. On ne peut pas faire de chantage ou de pressions pour retenir ses employés. C'est en lisant un article dans Job Diffusion.com que j'ai constaté l'ampleur du problème. On y dit que «76 % des entreprises sont déjà confrontées à des difficultés liées à la pénurie de main-d'œuvre …

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9janvier
2011

Malgré l'utilisation croissante des outils électroniques de communication dans nos organisations, la réunion demeure et demeurera un moyen privilégié pour se parler, informer, consulter et prendre des décisions. Afin que ce moyen utilisé pour échanger donne les résultats escomptés, l'étape de préparation prend tout sons sens. Quel sera le but visé par la réunion, les points de discussion, la durée anticipée, l'endroit ainsi que les participants à convoquer. Bref, beaucoup d'emphase est habituellement mise par les gestionnaires sur la planification …

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4octobre
2010

Lors de différentes sessions de formation que j'anime sur la gestion des priorités, la motivation, le coaching ou  le leadership, je pose souvent aux gestionnaires participants la question suivante : « Vous arrive-t-il de répondre à des questions de vos employés, tout en sachant que s'ils avaient réfléchi ou fait des recherches, ils auraient trouvé la réponse? » La réponse est  unanime : OUI, SOUVENT! Lorsque je demande : « Vous arrive-t-il de devoir répondre à des questions de vos …

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14juin
2010

Le 27 mai dernier était la dernière journée de formation pour un groupe de gestionnaires provenant de différentes organisations, qui s'étaient donné un premier rendez-vous le 2 février 2010, afin de participer à l'édition 55 du Programme public de Développement des Gestionnaires Leaders. Quatre mois plus tard, c'est avec grande fierté que les 10 participants de cette cohorte ont manifesté leur satisfaction à l'égard des résultats obtenus. « Je suis arrivé à la formation avec mon coffre à outils personnel et …

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