Fini les réunionites!

Saviez-vous qu’un gestionnaire passe en moyenne 24 000 heures dans sa carrière en réunion et en rencontre ? C’est presque 3 ans sans manger ni dormir !

Vous est-il déjà arrivé d’assister à une réunion qui ne commence et/ou ne finit pas à l’heure prévue?

Vous est-il déjà arrivé d’assister à une réunion et de vous demander pourquoi vous y aviez été convoqué ?

Vous est-il déjà arrivé d’assister à une réunion et de ne pas savoir l’objectif de cette réunion ?

Des situations qui nous font peut-être sourire à la lecture de ces lignes mais quand nous sommes pris dans le tourbillon quotidien du travail, elles peuvent rapidement devenir des rongeurs de temps et alourdir nos semaines.

Bien que les moyens de communication se soient diversifiés et modernisés au courant de la dernière décennie, nous ne pouvons pas éliminer ou nous passer des réunions. Ce mode de communication est essentiel voir vital à la productivité de nos organisations. À la lecture de ce blogue (partie 1), nous allons nous inspirer de la définition de la réunion pour découvrir l’une des clé de la réussite de celles-ci: les objectifs.

Notre définition de la réunion se lit comme suit : «  Un mécanisme de communication où un groupe de personnes se rassemble autour d’objectifs précis de manière à générer un résultat ».

Si nous décortiquons :

  • Mécanisme de communication : comme le courriel, le téléphone, les mémos, les textos, etc.
  • Groupe de personnes : plus de deux personnes (sinon, c’est une rencontre)
  • Objectifs précis : ce que nous allons voir aujourd’hui…
  • Générer un résultat : Cet aspect de la définition semble de prime à bord évident. Toutefois, il arrive que, dans certain cas, l’objectif soit précisé, mais qu’aucun résultat ne découle de la réunion. Exemple : Je convoque mes employés pour décider du choix des semaines de vacances pour l’année prochaine. L’objectif est clair. Toutefois, à la fin de la réunion, nous n’avons pas décidé qui prenait ses vacances quand… ? Alors on fait quoi… ? ON PLANIFIE UNE AUTRE RÉUNION ! Vive la réunionite !

L’un des premiers facteurs de réussite de nos réunions est la détermination du ou des objectifs.

Pour reprendre les mots de l’un un de mes collègues: « Quand on ne sais pas où l’on va, on arrive ailleurs…ou bien nulle part » !

Nous pouvons retrouver un ou plusieurs objectifs au cours d’une même réunion. Ces derniers peuvent être regroupés sous trois grande catégories soit :

  • Informer : J’annonce et/ou j’essaie de convaincre et/ou j’explique; la décision est prise avant la réunion et elle ne changera pas.
  • Consulter : J’obtiens des suggestions, des idées ou des alternatives de la part des participants, mais le groupe n’a qu’un pouvoir d’influence sur la décision finale. Le meneur ou une personne désignée a le pouvoir décisionnel.
  • Décider : Décision prise par le groupe (avec ou sans l’apport du leader) lors de la réunion par consensus.

Déterminer si nous devons atteindre un objectif d’information, de consultation ou de décision permet entre autres de :

  • Préciser le sens des communications entre le meneur et les participants
  • Préciser le rôle des participants
  • Préciser le rôle du meneur
  • Anticiper les réactions des participants

Une fois que nous savons où nous allons, il est par la suite beaucoup plus facile de développer notre stratégie. De l’ordre du jour à la conclusion, en passant par le rôle du meneur, tout se fait en fonction des objectifs prédéterminés.

Dans quelques mois, lors de mon prochain blogue, nous allons élaborer un ordre du jour STRATÉGIQUE en fonction de ces objectifs!!!

Bonne réunion !

PCM : Écouter, communiquer, influencer

plaquetteprocesscomcertifis-110214094819-phpapp01-thumbnail-4Imaginez maintenant que vous devez envoyer des humains dans un endroit confiné, dans l’espace dans une machine qui vaut des
millions de dollars.  Vous voudriez être certain que lorsque le stress embarque les gens ne s’entretuent pas et que l’équipement revienne.
C’est ce que visait la NASA quand ils ont fait appel à Taibi Kahler.

 

La Process Com® fut développée par Taibi Kahler, un psychologue américain, dans les années 70. Il s’est inspiré des travaux d’Eric Berne en Analyse Transactionnelle, de Paul Ware sur les Perceptions et de Stephen Karpman sur le Triangle Dramatique. Taibi Kahler utilise ces concepts et crée un outil de communication simple et efficace pour se connaître soi-même et communiquer avec l’autre.

La Process Com® repose sur deux piliers :

  1. La manière de dire les choses a autant d’importance et parfois plus d’importance que ce qui est dit.
  2. Chacun de nous développe plus ou moins au cours de son histoire de vie les caractéristiques de chacun des 6 types de personnalité.

Les 6 types de personnalité sont :

  • Travaillomane
  • Persévérant
  • Rêveur
  • Empathique
  • Promoteur
  • Rebelle

 

Les noms des types de personnalité ont une signification différente de la définition de la langue française.

Les 6 types de personnalité ont chacun leurs propres points forts et leurs propres façons de fonctionner quand tout va bien et quand ça va mal (sous stress).

En effet, communiquer lorsque je suis de bonne humeur et que mon interlocuteur aussi, c’est facile. Par contre, quand il y a des tensions, faire passer un message devient tout un défi.

Comme nous avons tous les 6 types de personnalité, l’utilisateur de la Process Com® est en mesure de s’adapter à son interlocuteur pour être certain que la communication reste positive. La Process Com® va nous aider à développer une Intelligence Relationnelle.

La Process Com® est utilisé pour améliorer la communication, le leadership, la gestion du personnel, la prévention et résolution de conflits, le recrutement, la vente, la négociation, le service à la clientèle, la politique, le coaching, le consulting, la relation d’aide, l’enseignement et l’éducation.

Lionel Santin

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