Accros à PowerPoint, ralentissez!

Ce logiciel de la suite Microsoft Office est devenu omniprésent. Il est exceptionnel d’assister à une réunion, une présentation ou une activité de formation qui ne soit appuyée par ce logiciel.

Pratiquement tous les formateurs, représentants, gestionnaires et conférenciers utilisent un logiciel de présentation tel que PowerPoint comme support dans leurs exposés. Cet excellent outil permet de créer facilement des diapositives qui viennent appuyer le travail du présentateur. Cependant, la grande convivialité du logiciel et la facilité d’utilisation de la dernière version font que beaucoup d’utilisateurs en abusent.

Dans nos activités de coaching et de formation de formateurs, nous rencontrons souvent des experts de contenu ( technologie, procédé, procédure, réglementation, etc.) qui ont préparé leur session de formation uniquement en utilisant PowerPoint. De très (trop) nombreuses diapositives où défile près de 100% de l’exposé du formateur et ce, pratiquement mot à mot. Ce dernier n’a qu’à réciter ce qui apparaît à l’ordinateur. Plusieurs le font même en regardant l’écran et en tournant le dos aux participants (ce qu’il ne faut jamais faire). Il y en a même qui vont jusqu’à tamiser l’éclairage ou tout bonnement éteindre les lumières. Pour dynamiser le tout, certains utilisent les animations et les sons pour bombarder l’auditoire de lettres qui virevoltent et dansent sur l’écran. Le tout constitue une suite lourde, souffrante et endormante pour le participant qui en vient vite à penser à autre chose ou à surfer sur son téléphone intelligent. Il ne peut même pas s’évader en lisant son texte de référence, puisqu’on a pris soin de faire imprimer les diapositives comme texte de support.

À cause de telles façons de faire, de plus en plus de critiques s’élèvent; parfois sur la qualité des présentations assistées par PowerPoint, souvent sur la fréquence de ces présentations. Dans cette vidéo (PowerPoint nous abrutit?) , un général américain l’a même qualifié de véritable ennemi des États-Unis. Il semble que ce logiciel soit devenu la norme et l’unique alternative. En 2012, plus personne n’oserait se présenter devant un groupe pour faire un exposé sans sa présentation PowerPoint. Inimaginable!

Vous trouverez une quantité phénoménale de formations, de livres ou de tutoriels sur ce logiciel qui pourront vous aider. Mais, en attendant, je vous résume toutes les règles en deux principes importants. D’abord, chaque diapositive doit avoir une « valeur ajoutée » à l’exposé que fait le présentateur. Elle ne doit pas dire la même chose, elle doit ajouter quelque chose sinon elle est inutile. Par exemple, le formateur qui présente une procédure sécuritaire de travail sera supporté par une diapositive illustrant les gestes à faire ou à ne pas faire. Le gestionnaire qui présente le projet de construction d’une nouvelle usine gagnera en clarté avec une diapositive illustrant la maquette de l’édifice ou un graphique de répartition des coûts dans le temps. Si une diapositive n’ajoute rien à l’exposé, elle est inutile et doit être éliminée.

Deuxièmement, chaque diapositive doit capter l’attention sur l’objectif visé et jamais elle ne doit être une source de distraction pour l’auditoire. Avant d’ajouter des images, des animations, des sons, des hyperliens, des vidéos, assurez-vous que chacun d’entre eux supporte le contenu de votre exposé et concentre l’attention de l’auditoire au bon endroit.

Bref, ce logiciel est un outil formidable pour autant qu’on l’utilise adéquatement. Rappelez-vous que vous êtes l’acteur principal et que PowerPoint est l’acteur de soutien.

Coacher c’est, pas sorcier…

« Bouge pas, je vais te montrer comment faire. Tu verras comment c’est facile ! »

Qui n’a pas déjà reçu d’un collègue cette phrase clichée avant son intervention visant à nous aider, laissant presque sous-entendre que si nous ne réussissons pas à répéter aisément par la suite la technique démontrée, une réaction verbale du type « ben voyons donc ! » pourrait suivre pour souligner notre performance. Ceci est sans compter l’embarras que nous pourrions vivre de ne pas avoir connu le résultat escompté, voire attendu.

En principe, cette situation ne surviendra pas si le coaching a bien été fait. Et un coaching bien fait implique nécessairement une bonne préparation, une intervention adaptée et un suivi pour s’assurer que l’objectif a été atteint et le besoin comblé.

Sans vouloir entrer dans la sémantique du mot « coaching », actuellement mis à toutes les sauces, nous définirons le coaching pour les besoins de ce blogue, comme étant « un  processus d’accompagnement qui vise le développement d’un individu ou d’un groupe d’individus au niveau de leurs compétences dans un cadre d’objectifs professionnels ».

Tel que mentionné plus tôt, voyons voir ensemble de façon plus détaillée, les trois étapes pour connaître du succès lors d’un coaching.

PRÉPARATION

Un coaching ne s’improvise pas. Après avoir bien identifié le(s) besoin(s) à combler et avoir traduit ce(s) besoin(s) en objectifs à atteindre, il faut s’assurer de la disponibilité des espaces de travail, des équipements, outils, matières premières. Un moment, voire date et heure, doit également être identifié entre le coach et l’apprenant. Ce dernier doit-il avoir fait des lectures au préalable, avoir visionné un vidéo et/ou consulté des documents spécifiques ? Si c’est le cas, il faudra s’assurer que l’apprenant ait fait ses devoirs.

INTERVENTION

Lorsque tout est en place, c’est le temps de procéder à l’intervention de coaching proprement dit. La technique EDIC se veut habituellement la technique privilégiée pour réaliser le coaching. Le coach doit donc procéder et « Expliquer » les étapes de la méthode, de la technique pour amener l’apprenant à connaître, concevoir et savoir. On lui fournit donc toute l’information nécessaire pour alimenter son cerveau et sa compréhension. Le coach doit par la suite « Démontrer » la méthode, la technique afin de permettre à l’apprenant de voir l’exécution. Il peut ainsi compléter sa compréhension grâce à l’observation qu’il fait du coach dans l’action. Le coach demande en troisième lieu à l’apprenant de l' »Imiter ». À ce moment c’est au tour de l’apprenant d’exécuter pour lui permettre d’essayer et de développer son habileté. En cours d’imitation ou à la fin de celle-ci, le coach décidera de « Corriger », soit de permettre à l’apprenant de comprendre pourquoi il a fait certaines erreurs ce qui lui permettra d’apporter les correctifs nécessaires et d’ajuster sa façon de faire.

Lorsque l’entraîneur de hockey prend le temps sur la glace ou dans la chambre d’Expliquer à ses joueurs, l’exercice prévu à réaliser en précisant le quoi, le qui, le comment et le pourquoi. Lorsque l’entraîneur prend par la suite le temps de Démontrer ce qu’il attend de ses joueurs quant à l’exercice planifié en patinant et contournant lui-même les cônes. Lorsque l’entraîneur demande aux joueurs de s’exécuter par la suite et de l’Imiter en procédant à tour de rôle. Lorsque l’entraîneur Corrige en cours d’exercice les joueurs qui ne respectent pas les consignes ayant été communiquées et qu’il revient en grand groupe aux joueurs en leur soulignant ce qui a bien été fait et ce qui doit être corrigé, il utilise ainsi la technique EDIC.

SUIVI

Enfin, ce sera dans l’action que le coach sera à même de confirmer les résultats obtenus de son intervention. Lorsque l’écart entre ses attentes et la réalité préalablement observé aura été éliminé de façon définitive et que l’habileté sera devenue un réflexe, on pourra dire mission accomplie.

J’espère que mon Explication et que ma Démonstration de ce qu’était une intervention de coaching efficace vous a permis de bien comprendre. Maintenant reste à vous de la mettre en pratique lorsque le besoin se fera sentir, c’est-à-dire d’Imiter ce que vous avez intégré par cette lecture. Enfin n’oubliez pas de Corriger et d’ajuster le tir s’il y a lieu…