Archives pour l'étiquette gestionnaire

Ahhhhhh l’inaction…

Plusieurs situations délicates impliquant des ressources humaines inquiètent, insécurisent, voire font peur à plusieurs gestionnaires. On n’a qu’à penser à la gestion d’un employé difficile qui, après avoir été rencontré à plus d’une reprise, récidive dans l’adoption de comportements déviants. Que dire de la gestion d’une situation impliquant deux employés vivant un conflit interpersonnel et qui, par la rupture de leur communication, empestent le climat de travail et nuisent à l’efficacité de leur service. Sans compter sur la simple intervention de mise au point auprès d’un employé performant techniquement, mais qui dénigre ses collègues de travail au niveau comportemental.

Toutes ces situations ne sont jamais agréables à vivre et obligent très souvent le gestionnaire à sortir de sa zone de confort s’il veut les régler. Oser décider d’agir et passer à l’action relève d’un tour de force qui n’est pas donné à tous. Plusieurs préféreront ne pas intervenir dans ces trois situations décrites précédemment au nom de multiples raisons telles que :
1) « Je suis exaspéré d’avoir à rencontrer à nouveau cet employé. Il n’a pas compris, il ne comprendra jamais. J’abandonne. »
2) « Leur conflit ne me regarde pas. Je n’ai pas à m’en mêler. Qu’ils le règlent eux-mêmes. »
3) « Si je rencontre cet employé pour lui faire part de mon mécontentement à l’égard de son attitude, il risque de me laisser tomber au niveau opérationnel la journée où j’aurai besoin de lui. Vaut mieux ne pas le provoquer. »

Le coût de cette inaction de gestion est énorme. Non seulement le gestionnaire ne fait pas preuve de quote-i-never-worry-about-action-but-only-inaction-winston-churchill-37183courage managérial en acceptant ces écarts, mais c’est le message envoyé au reste de l’équipe qui est le plus dommageable. Sa crédibilité risque d’être compromise, tout comme son autorité. Et à partir de cet instant, le nombre tout comme la durée et l’intensité des situations délicates risquent d’augmenter.

Le gestionnaire doit se rappeler qu’à partir du moment où des impacts négatifs menacent ou compromettent déjà l’atteinte des résultats, l’utilisation des ressources, les décisions à prendre, les communications à transmettre, les suivis à réaliser ainsi que le climat de travail qui se doit d’être sain et stimulant pour tous, il a l’OBLIGATION d’agir et de privilégier une intervention appropriée, à défaut de quoi il n’aura pas joué son rôle attendu.

Mais encore faut-il être en mesure de reconnaître ces impacts pour les détecter au bon moment et vouloir agir sur ceux-ci de façon immédiate et efficace. Autrement, le gestionnaire tombera facilement dans le piège de l’inaction…

L’ABC du « bon gestionnaire »…

Si ce n’est pas déjà fait, dans quelques jours, nos p’tits « whippets adorés » reprendront le chemin de l’école afin de parfaire leur savoir et continuer de développer leurs habiletés intellectuelles, affectives et sociales qui les prépareront à devenir un jour des personnes responsables et équilibrées. À chaque début d’année scolaire, nous leur souhaitons toujours des professeurs qui seront dignes de confiance et qui sauront choisir une approche pédagogique qui leur permette entre autres choses de s’épanouir, de connaître du succès, de développer leur plein potentiel et leur goût de se dépasser ainsi que d’avoir du plaisir. Nous voulons aussi, malgré les difficultés et obstacles qu’ils rencontreront, qu’ils puissent apprendre au travers l’adversité et qu’ils ressortent grandis de ces expériences.

Pourquoi n’agissons-nous pas toujours en « bon professeur » avec nos employés ? Ne demandent-ils pas la même chose que nous désirons pour nos enfants ? Je vous propose donc à l’aube de la rentrée scolaire, l’ABC du « bon gestionnaire » qui nous rappellera l’importance de poser certaines actions et petits gestes qui peuvent faire toute la différence dans la motivation et l’engagement de notre personnel.

A – ATTENTE : Définir, communiquer et s’assurer que les attentes soient claires et comprises du personnel.

B – BUT : Préciser les buts, objectifs à atteindre ainsi que la contribution attendue de chaque membre de l’équipe.

C- COACH : Guider, supporter, encourager et agir comme coach afin de favoriser le développement personnel et professionnel du personnel.

D – DÉCISION : Oser prendre des décisions, même difficiles qui peuvent ne pas plaire, en prenant le soin d’expliquer les raisons. Faire preuve de courage managérial.

E – ÉCOUTE : Pratiquer l’écoute active au quotidien. Être sensible aussi bien à ce qui est dit qu’au non dit du personnel. Percevoir son impact sur les autres et ajuster au besoin.

F – FEEDBACK : Donner l’heure juste d’une façon constructive en précisant les effets occasionnés et en responsabilisant le personnel dans la recherche de la solution.

G – GAGNANT : Placer les employés dans des situations où ils réussiront et connaîtront du succès. Développer l’esprit de performance au travers les gains réalisés.

H – HUMILITÉ : Ne pas toujours chercher à bien paraître, surtout dans des situations où le niveau de responsabilité est connu. Un peu d’humilité ne nuit jamais.

I – INNOVATION : Permettre l’expression des idées et des suggestions au sein de l’équipe. Favoriser l’utilisation de la créativité et faire preuve d’ouverture à l’innovation.

J – JUSTE : Prendre des décisions et agir de façon juste et impartiale. Une perception d’inéquité dans l’équipe entraîne souvent des situations délicates et conflictuelles à gérer.

K – KLAXON : Faire du bruit, célébrer et souligner haut et fort les réussites et les succès d’équipe. C’est une façon efficace d’agir sur la mobilisation.

L – LEADER : Être une source d’inspiration et de fierté pour le personnel. Rayonner et exercer une influence positive dans votre entourage.

M – MESURE : Prendre le temps de faire des suivis, des mises au point afin d’apporter des correctifs avant qu’il ne soit trop tard ou confirmer que tout est en contrôle.

N – NATUREL : Ne pas jouer au « p’tit boss » qui sait tout, qui connaît tout et qui est au-dessus de la mêlée. Il faut être naturel et jouer son rôle de façon efficace.

O – OUTILS : Fournir au personnel les outils et ressources utiles nécessaires pour bien exécuter leur travail et être performant.

P – PLAISIR : Permettre aux employés d’avoir du plaisir et valoriser le sourire, le rire et la présence d’un climat détendu.

Q – QUESTION : Prendre le temps de répondre aux questions et préoccupations des employés peut leur permettre de mieux comprendre et conséquemment être plus productifs.

R – RECONNAISSANCE : Prendre le temps pour souligner le travail bien fait et/ou le comportement approprié démontré.

S – SOURIRE : Prendre le temps de sourire, de regarder dans les yeux et de saluer les employés à notre arrivée et à notre départ. S’informer de ce qui se passe dans leur vie.

T – TOLÉRANCE : Agir et traiter le personnel avec respect, considération, politesse et tolérance. Prêcher par l’exemple.

U – UNIQUE : Chaque membre de l’équipe est unique et différent. Apprécier chacun d’eux pour qui ils sont et capitaliser sur leurs forces.

V – VISION : Démontrer et partager votre vision aux employés. Il est toujours plus facile d’influencer lorsque la cible est claire et les valeurs connues.

W – WOW : Faire vivre des « WOW » aux employés comme on vise à en faire vivre aux clients. Prévoir des  surprises agréables.

X – Génération « X » : Prendre le temps de les consulter, leur offrir de l’autonomie et une liberté d’action. Le temps libre compte plus que l’argent.

Y – Génération « Y » : Donner du sens à leur contribution et les faire participer à des projets. Le réseautage et l’équilibre famille-travail-vie sociale font partie de leurs valeurs.

Z – ZONE de confort : Initier des changements, pratiquer l’amélioration continue et forcer les employés à sortir de leur zone de confort.

Surprise !

Stratégie souvent préconisée et essentielle à la réussite des interventions policières et des opérations militaires, l’effet de surprise a pour principaux objectifs de déstabiliser l’« attaqué » et de limiter son niveau d’organisation. Non attendu, l’effet de surprise qui génère de l’étonnement et de la stupeur confère un net avantage auprès de celui qui a initié ledit effet.

C’est probablement en s’inspirant de leur enfance, à jouer avec des petites figurines de soldats ou des petites voitures de police « Hot Wheels », que certains gestionnaires continuent d’utiliser cette façon de faire dans leurs pratiques de gestion, oubliant du même coup l’impact réel provoqué auprès de leur personnel.

En gestion, l’effet de surprise génère rarement des retombées positives, favorables et/ou des émotions agréables. Pour illustrer cette affirmation, un de mes mentors m’avait d’ailleurs toujours conseillé de ne jamais provoquer de coup de tonnerre dans un ciel bleu pour connaître du succès en gestion du personnel.

En effet, quoi de plus dérangeant et irritant que de recevoir de l’information importante et utile à la dernière minute, d’être convoqué à court terme à une réunion improvisée sans en connaître l’objectif visé, apprendre la venue d’un changement imminent sans en avoir entendu parlé auparavant et devoir jouer un rôle actif lors de l’implantation, lire et/ou recevoir un feedback d’amélioration lors de notre rencontre annuelle d’appréciation de la contribution qui ne nous a jamais été adressé en personne auparavant. Ce ne sont là que quelques situations frustrantes où le gestionnaire n’a juste pas pris en considération l’importance d’annoncer à l’avance ses couleurs, ses attentes, ses orientations. Que ce soit dû à une mauvaise planification, que ce soit par négligence ou par manque de temps, les conséquences demeureront les mêmes : perception négative du style du gestionnaire, doute à l’égard de son niveau de compétence, insatisfaction, baisse du niveau de motivation et d’engagement et résultat atteint non-optimal.

Oui l’imprévu fait partie du quotidien et apprendre à agir et réagir de façon appropriée dans ce contexte peut être reconnu comme une qualité. Par ailleurs, quand l’imprévu aurait pu être prévu, l’effet de surprise perd de son charme, reléguant au second plan le côté plaisant qu’on pourrait y retrouver.

L’effet de surprise peut être stimulant en amour, captivant dans un film, réjouissant lors d’un « suprise party ». Toutefois, n’oublions jamais que l’effet de surprise est un très mauvais allié en gestion et que l’étonnement laissera rapidement sa place au trouble et au malaise.

L’autorité qui ne fait pas peur…

« Chérie, tu m’appelleras pour m’informer si tu décides d’aller magasiner après le boulot. »

« Fiston, je souhaite que tu me demandes l‘autorisation avant d’accepter d’aller jouer au parc avec ton ami aujourd’hui. »

« Ne vous gênez surtout pas pour vous prendre une consommation dans le réfrigérateur. Vous n’avez pas besoin de me le demander pour vous servir. »

Trois petites phrases anodines qu’on a déjà entendues plus d’une fois dans notre quotidien. Trois petites phrases émises dans un but relativement simple de :

  1. Clarifier des situations d’actions et de prise de décisions afin de sauver du temps, d’éviter des malentendus, des inconforts, etc. bref d’être plus efficace (pour utiliser un terme de gestion) et/ou
  1. prévenir des circonstances pouvant générer, aux yeux de l’émetteur des conséquences non désirées. Habituellement, une réaction, voire un questionnement du type « pourquoi ? » de la part du récepteur suivra et provoquera une discussion riche de sens et d’arguments permettant ultimement d’atteindre le but numéro 1.

Bien que ces situations décrites aient été relevées de notre vie de tous les jours, elles sont directement reliées avec le concept d’AUTORITÉ utilisé dans un cadre professionnel. Cet outil de gestion, trop souvent mal compris, perçu négativement et surtout mal utilisé peut être la cause de nombreux quiproquos et querelles au sein d’une même équipe, d’une même organisation. C’est pourquoi, il est important, voire nécessaire lorsqu’on prend le temps de clarifier les rôles et les responsabilités des membres de nos équipes, de camper par la même occasion le niveau d’autorité, c’est-à-dire en d’autres termes, la marge de manœuvre décisionnelle attendue. Cette étape est malheureusement souvent omise ou débattue à posteriori une fois la confusion créée, l’erreur produite ou les frustrations exprimées.

L’autorité que l’on définit comme étant le privilège et le devoir de prendre des décisions, de se prononcer en cas de conflits ou de désaccords et de mettre ses décisions en vigueur doit être définie, précisée, communiquée et entendue entre le supérieur immédiat et son gestionnaire. Cette légitimité confirmée et son pouvoir décisionnel clarifié, le gestionnaire peut alors avoir les coudées franches dans ses actions et décisions, et manœuvrer avec son équipe de façon plus efficiente. Dans certaines situations, l’un ou l’autre de ces 5 niveaux d’autorité suivants pourra lui être accordé :

  1. Avoir carte blanche dans l’action et/ou la décision, sans être tenu d’informer qui que ce soit;
  2. Prendre une décision ou poser une action avec l’obligation d’informer un quelconque responsable dans l’organisation incluant s’il y a lieu, son supérieur immédiat;
  3. Consulter un quelconque responsable dans l’organisation incluant s’il y a lieu, son supérieur immédiat, avant de prendre une décision ou de poser une action;
  4. Avoir un pouvoir de recommandation uniquement;
  5. Avoir un pouvoir d’exécution suite à une prise de décision effectuée à un autre niveau de l’organisation.

Quoi de plus improductif et décevant pour un gestionnaire d’assumer que son supérieur immédiat traitera du dossier « Y » et qu’en même temps,  ce même supérieur immédiat pense plutôt que ce soit son gestionnaire qui prendra en charge ce dossier « Y ». Quoi de plus frustrant aussi pour un gestionnaire de se rendre compte après avoir mis beaucoup de temps et d’efforts dans le traitement du dossier « Z », que ce même dossier faisait également partie des priorités de réalisation de son supérieur immédiat. Deux situations à éviter il va de soi et pour lesquelles une clarification des niveaux de responsabilités et d’autorité aurait permis d’éviter plusieurs impacts négatifs et réactions inattendues.

En résumé, dans ce type d’intervention de clarification du pouvoir décisionnel, l’intention doit viser avant tout à rendre les choses claires de part et d’autre, à éviter les imbroglios, à se comprendre avant, plutôt que d’avoir à gérer après des malentendus, des différends, des chicanes, voire même des conflits qui pourraient se transformer en guerre de clocher interne et créer de la zizanie.

Pas pour rien que certains prétendants au poste de directeur général des Canadiens de Montréal souhaitent comprendre et clarifier AVANT d’accepter quoi que ce soit, le rôle, les responsabilités ainsi que l’autorité qui leur seront accordés dans la fonction tant convoitée. Vaut mieux savoir au départ avec qui l’autorité sera partagée et surtout de quelle façon. À défaut que les marges décisionnelles définies ne correspondent pas aux attentes des candidats, elles auront eu au moins l’avantage d’avoir été clarifiées au départ.

Sablons le champagne pour la cuvée 55 !

Le 27 mai dernier était la dernière journée de formation pour un groupe de gestionnaires provenant de différentes organisations, qui s’étaient donné un premier rendez-vous le 2 février 2010, afin de participer à l’édition 55 du Programme public de Développement des Gestionnaires Leaders. Quatre mois plus tard, c’est avec grande fierté que les 10 participants de cette cohorte ont manifesté leur satisfaction à l’égard des résultats obtenus.

« Je suis arrivé à la formation avec mon coffre à outils personnel et j’en ressors avec un coffre maintenant rempli à craquer. »

« Programme complet en management. Méthodologie favorisant l’apprentissage avec une dynamique interactive. »

« Meilleure formation que j’ai eue la chance de connaître. »

« Le fait d’échanger avec mon supérieur immédiat sur le cours est à mon sens un excellent complément dans l’approche. »

« Cette formation a donné une meilleure structure à mes journées de travail. »

« Je repars avec beaucoup d’outils et aussi une assurance en mes capacités de gestion. »

Autant de commentaires favorables et positifs qui mettent en lumière la portée de ce programme ainsi que la pertinence d’offrir un produit répondant aux besoins des gestionnaires leaders de nos organisations.

Ces dix gestionnaires ont eu l’occasion, tout au long du programme, de partager leurs expériences, leurs difficultés, leurs succès, leurs découvertes, leurs applications, leurs résultats, dsc03338-copie1leurs réflexions sur des sujets tels que leur rôle et responsabilités de gestion, leurs objectifs organisationnels et priorités, la communication et le coaching, la motivation et leur influence auprès de leurs équipes respectives, ainsi que la résolution de problèmes et la gestion du changement. Tous unanimement reconnaissent avoir apprécié l’expérience, la dynamique du groupe ainsi que la complicité développée entre eux tout au long des douze journées de formation. Ils reconnaissent tous également être devenus de meilleurs gestionnaires aujourd’hui.

Ce programme, qui a vu le jour il y a une trentaine d’années, a évolué au fil du temps, tel le bon vin, en s’améliorant et se bonifiant. Répondant aux besoins actuels des gestionnaires leaders, ce programme comporte 5 blocs thématiques subdivisés en 12 modules de formation d’une journée. Privilégiant la méthodologie FormACTION, les gestionnaires doivent, au terme de chacune des journées de formation, produire un plan d’actions qu’ils doivent par la suite, valider avec leur supérieur immédiat avant de le réaliser dans le cadre de leur travail. Cette approche, qui permet le transfert rapide des apprentissages en milieu de travail, garantit à coup sûr l’atteinte des résultats visés.

Offert 2 fois par année en session publique à Montréal et à Québec, ce Programme de Développement des Gestionnaires Leaders est également disponible en entreprise. D’ailleurs,  plusieurs organisations privilégient actuellement cette approche avec nous, selon le rythme qui répond le mieux à leurs besoins.

Programme intense et exigeant en temps et énergie pour les participants, ainsi que pour les supérieurs immédiats qui s’impliquent dans la démarche, il a le mérite de laisser d’importantes retombées autant pour les gestionnaires que pour l’organisation. En effet, l’application des acquis de formation dans l’ACTION, immédiatement au retour dans son milieu de travail, permet au gestionnaire participant de bien saisir son rôle de personne clé au sein de son organisation, de consolider son leadership de compétence et de réaliser plus d’un plan d’actions permettant d’accroître la productivité de son secteur ou service. Pour l’organisation, ce programme lui permet d’obtenir un retour mesurable sur son investissement en formation et ce, par les gains d’efficacité et d’efficience obtenus par son gestionnaire, en plus de mesurer sa détermination et son engagement à passer à l’action afin de contribuer à l’atteinte des objectifs organisationnels.

Voilà donc un programme porteur au levier durable, qui n’a aucun risque de faire honte à mon collègue Richard, (voir Blogue: Formation quand tu me fais honte)…

Au plaisir de vous retrouver fort nombreux pour l’édition 56, débutant à Montréal le 21 septembre et à Québec le 28 septembre prochain.

Compléter son casse-tête… à temps

Avez-vous déjà tenté de réaliser un casse-tête de 500 morceaux dans le même délai qu’il vous aurait pris pour un casse-tête de 100 morceaux ?

Obtenir la vision globale

Voilà un peu l’image du quotidien de plusieurs de nos employés et gestionnaires de premier niveau en ces temps de restructuration et de redistribution des tâches. Le défi est de taille et qui plus est, certains doivent se débrouiller avec une photo plutôt floue de l’image attendue et imprimée sur la boîte. Deviner si des morceaux de couleur bleue représentent un ciel d’été, une mer des Caraïbes ou un Grand Schtroumpf smurfs_puzzle_100_shipwreck_supersmurf_papasmurf_smurfette1peut être agréable un samedi après-midi pluvieux, mais lorsque la satisfaction d’un client repose sur la remise d’un produit ou la livraison d’un service dans un délai prescrit, et qu’on ne s’y retrouve plus dans nos couleurs, le plaisir, voire la motivation au travail s’en trouve diminuée, laissant plutôt place au stress et au découragement.

Gérer de nouvelles responsabilités ainsi que des tâches additionnelles selon la saveur de la journée, ou sans objectif ni orientation bien définie, devient donc un exercice d’improvisation, où les probabilités d’atteindre la réelle cible du premier coup sont relativement faibles et où l’établissement des « bonnes » priorités relève plus du résultat de notre intuition. Il en va donc de l’intérêt de l’organisation, au travers ses dirigeants, de bien guider et « coacher » ses employés et gestionnaires, en leur précisant les grands axes et priorités de gestion. Un attendu clair des comportements recherchés ainsi que du rôle à jouer ne peut qu’orienter plus efficacement l’action, faciliter le travail de tous et chacun et du même coup, mobiliser l’équipe.

Bien que cette première étape soit déterminante pour le gestionnaire quant au sens que prendront ses actions et décisions quotidiennes, la vision et compréhension de l’image finale attendue ne garantissent pas nécessairement la réalisation à temps du casse-tête.

Agir sur mon environnement

Dans un deuxième temps, avant de passer à l’attaque, il importe pour le gestionnaire responsable du résultat à atteindre, de bien connaître son environnement afin d’être en mesure d’agir sur celui-ci et tenter d’atténuer, voire éliminer ses sources potentielles et réelles de dérangements dans la réalisation de son plan de match, surtout si la dimension temps est présente.

Le voisin qui se pointe à la maison sans avertissement pour emprunter un outil, le téléphone de la belle-soeur qui désire s’informer de notre quotidien, le téléviseur que nous maintenons en fonction afin de ne rien manquer des résultats sportifs sont autant d’obstacles nuisant à l’atteinte de notre objectif de terminer notre casse-tête avant l’heure préalablement fixée.

rongeurdetemps2Qu’en est-il des collègues de travail qui se pointent à l’improviste dans le cadre de porte de notre bureau pour discuter de sujets d’actualité, des courriels et téléphones auxquels nous nous obligeons à répondre, arrêtant du même coup la réalisation d’une tâche importante et prioritaire, des fausses urgences qui nous amènent à tout laisser ce qui est en cours au profit d’une banalité, des réunions improvisées sans ordre du jour dont le déroulement ressemble plus à une séance de l’assemblée nationale qu’à une activité de communication productive et motivante ?

Sommes-nous prêts à devoir composer avec la conséquence de reporter l’échéance d’un projet ou d’avoir à renégocier celle-ci avec notre mandataire au nom des minutes perdues en raison principalement de notre laxisme ?

Plusieurs de ces situations demeurent sous notre contrôle et en ces jours où nous disposons d’un temps restreint pour livrer la marchandise, il en va de notre responsabilité d’agir sur nos « rongeurs de temps » et de trouver des façons de récupérer les minutes qui nous seront nécessaires dans l’atteinte des objectifs fixés.

En conclusion

En résumé, l’image de la cible à atteindre doit être clairement définie afin de nous permettre d’établir les priorités et favoriser une meilleure prise de décisions. La reconnaissance des sources de dérangements qui nous guettent ainsi que la mise en application d’actions concrètes pour les éliminer, tel que nous le faisons admirablement bien la journée précédant notre départ pour une semaine de vacances bien méritée (n’est-ce pas, probablement, une de nos journées les plus efficaces, où nous sommes les plus actifs sur nos obstacles?) est l’autre aspect à considérer dans notre quête de ressortir pleinement satisfaits de notre journée de travail en ayant le sentiment du devoir accompli.

En combinant ces deux conditions, nul doute que nous maximiserons nos chances de compléter notre casse-tête avant la fin de la journée, nous permettant ainsi d’apprécier l’image de la Schtroumpfette sauvée par « Super Schtroumpf ».